Déménagement d'entreprise

Imprimer ces quelques conseils pour mémoire

Le déménagement d’une entreprise est plus complexe et mets plus de temps que celui d’un simple appartement ou d’une maison. Plus la structure est grande plus le déménagement sera compliqué.

6 mois avant.

Déclarez au tribunal votre changement d’adresse, cette démarche est obligatoire. Par la suite, le tribunal publiera une annonce dans son journal.

Avant de signer le bail de vos nouveaux locaux, vous devez organiser un audit avec le propriétaire et des professionnels du bâtiment. Cet audit vous permettra d’avoir une idée sur les travaux à réaliser avant votre départ.

Suite à cet audit, vous devrez déposer votre préavis. Vérifiez votre contrat et choisissez une date adéquate.

Un déménagement d’entreprise doit être organisé. Posez-vous les bonnes questions :

Combien de bureaux doivent être transférés?

Combien de salariés participent aux déménagements?vY’a-t-il des règles de sécurité à respecter?

Le matériel de l’entreprise sera-t-il adapté aux nouveaux locaux ?

Mais ses questions ne sont que des exemples, toutes les questions qui vous semblent importantes doivent être abordées.

Après avoir traités ces questions, choisissez la prestation la plus adaptée à vos besoins : économique, standard ou clé en main.

Vous avez maintenant toutes les informations essentielles pour organiser un déménagement d’entreprise exemplaire J.

3 mois avant.

3 mois sont passés, il est temps de choisir votre prestataire de déménagement. Déposez votre annonce gratuitement et sans engagement sur FretBay afin d’obtenir plusieurs devis de transporteurs professionnels. N’oubliez pas de souscrire une assurance pour votre matériel informatique et/ou fragile.

De façon formelle ou autour d’un bon café en la salle de pause, la communication est importante. Il faut annoncer à l’ensemble du personnel le déménagement. N’ayez pas peur des remarques négatives, c’est normal ! Vous changez leurs habitudes, leurs méthodes, leurs cadres etc.

Efficacité et productivité sont les maîtres mots de votre entreprise ? Il faut donc anticiper les travaux de vos nouveaux locaux (électricité, cloisons…). Faites appels à des prestataires du bâtiment professionnels et légaux et comparez leurs devis.

2 mois avant.

Vos nouveaux locaux sont pimpants ! Ne négligez pas les locaux actuels et rendez-les comme vous les avez trouvés. Les travaux sont souvent minimes mais important : repeindre les murs, refaire les moquettes.

1 mois avant.

C’est l’heure du TRI. Chaque employés tri, jette, classe, archive, documents, objets, matériels et commence le ménage de son bureau et prépare ses cartons.
Comme lors d’un déménagement traditionnel, n’oubliez pas de faire tous vos changements d’adresse auprès de l’ensemble de vos partenaires : clients, fournisseurs, banque, assurance… Ce serait dommage de perdre votre carnet d’adresse :/
Contactez votre opérateur afin qu’il procède au transfert de votre ligne. Mentionnez bien à votre opérateur une date à laquelle votre ligne doit être coupée dans vos anciens locaux. Vous devez être joignable même pendant la période de déménagement !
IMPORTANT : Pensez à changer l’adresse de vos cartes de visites, papiers à en-tête, etc.

10 jours avant.

Les employés ont commencés le ménage de leurs bureaux certes, mais n’oubliez pas l’accueil, les toilettes, la salle de pause etc. Plusieurs alternatives s’offrent à vous selon votre budget et vos moyens :
- Faire appel à votre femme de ménage.
- Faire appel à vos employés d’entretien.
- Faire appel à vos employés.

1 jour avant

Finalisez vos cartons tout en discutant avec vos collègues. Des nombreuses astuces peuvent faciliter le déchargement. Notez le nom, le numéro du bureau, le service ou un signe distinctif qui permettra de retrouver rapidement vos cartons.

Jour J.

Afin de ne pas perturber le fonctionnement de l’entreprise, il est préférable de programmer le déménagement le week-end ou la nuit, le prestataire doit remettre en place le mobilier, le matériel numérique et les machines.
Un petit plus, une adresse mail « support » peut être créé afin de centraliser les informations. Les petits tracas de vos employés perte de carton, dysfonctionnement téléphonique ou de connexion Internet seront mieux traités.

10 jours après.

Pensez à mettre tous vos employés à l’aise dans les nouveaux locaux de l’entreprise en faisant sauter pourquoi pas le bouchon d’une bouteille de champagne !

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